Persondatapolitik

Databeskyttelse i NOCA

NOCA er en forening af virksomheder med det formål at løfte og styrke HR’s rolle i organisationerne.

I den forbindelse er NOCA i besiddelse af følgende data:

1. Kontaktdata på virksomhederne
2. Kontaktdata på de medarbejdere, der har tilmeldt sig NOCAs Nyhedsmail
3. Kontaktdata på de medarbejdere, der har tilmeldt sig deltagelse i NOCAs arrangementer.
4. Kontaktdata på ansøgere til stillinger i NOCA
5. Kontaktdata på nuværende ansatte og bestyrelse

Med kontaktdata menes i punkt 1-3 følgende data:

• Navn på virksomhed
• Navn på person
• Firmaadresse
• Firmatelefon
• Mobiltelefon
• Arbejdsmail
• Link til personlig LinkedIn-profil

Punkt 4 rummer herudover følgende data:

• Privatadresse
• Privat telefonnummer
• Privat E-mail

Punkt 5 indeholder herudover for både ansatte og bestyrelse cpr-nummer og privatadresse, idet bestyrelsen er registreret som ”Reelle ejere” af NOCA (Krav ifølge lovgivningen)

For de ansatte har NOCA tillige bankoplysninger til udbetaling af løn m.m.

Sådan håndterer NOCA persondata:

1. Kontaktdata på virksomhederne

   1. Kontaktdata for virksomhederne rummer ikke data, som ikke er offentligt tilgængelige. I visse tilfælde har NOCA CVR nr., men dette er også offentligt tilgængeligt

2. Kontaktdata på de medarbejdere, der har tilmeldt sig NOCAs Nyhedsmail

   1. De ansatte i medlemsvirksomhederne, der selv har bedt om at modtage NOCAs Nyhedsmail registreres i NOCAs CRM-system, der alene har til formål at holde styr på, hvem der gerne vil holdes orienteret om NOCAs aktiviteter. I NOCAs Nyhedsmails er der en funktion, hvor man kan frasige sig dette, hvorfor vi tillader os at antage, at alle, der modtager Nyhedsmails uden af frasige sig dette, er interesseret i fortsat at modtage Nyhedsmailen. Personer, der ikke længere ønsker at modtage Nyhedsmailen vil fortsat være registreret i CRM-systemet, nu blot med notering om ikke at modtage Nyhedsmailen. På denne måde kan de fortsat modtage konkrete målrettede invitationer til møder, som de interesserer sig for. Ønsker de også at slippe for dette skal de bede om at data slettes eller slette dem selv i ”Min NOCA Profil” på NOCAs hjemmeside.

3. Kontaktdata på de medarbejdere, der har tilmeldt sig deltagelse i NOCAs arrangementer.

   1. De ansatte i medlemsvirksomhederne, der selv har tilmeldt sig NOCAs aktiviteter registreres i NOCAs CRM-system, der alene har til formål at holde styr på, hvem der gerne vil holdes orienteret om NOCAs aktiviteter. Registreringen er tillige grundlaget for udarbejdelsen af deltagerlister, der distribueres til deltagerne på NOCAs aktiviteter, så alle kan se, hvem de andre deltagere er. Disse data vedligeholdes løbende og personer slettes, når de ikke længere er ansat i en medlemsvirksomhed, med mindre de fortsat ønsker at modtage NOCAs Nyhedsmail: I så fald fjernes tilknytningen til medlemsvirksomheden.

4. Kontaktdata på ansøgere til stillinger i NOCA

   1. NOCA opbevarer kun stillingsansøgninger fra personer så længe ansættelsesprocessen varer eller personen konkret har accepteret, at NOCA gemmer deres ansøgning til en senere mulighed. Dette gælder både printede ansøgninger samt elektroniske filer i E-mails og lagrede filer i NOCAs eller enkelte medarbejderes systemer.

5. Kontaktdata på nuværende ansatte og bestyrelse

   1. Ifølge lovgivningen om Hvidvask af penge skal bestyrelsen, fordi NOCA er en forening, registreres som det, der hedder ”Reelle Ejere”. Dette indebærer, at Banken til enhver tid skal opbevare kopi af Sygesikringsbevis samt pas eller kørekort på alle i bestyrelsen. Ved udskiftninger i bestyrelsen skal nye registreres på samme måde, mens de udgående skal slettes. NOCA sletter alle data herom og meddeler banken, at de skal gøre det samme.
   2. Medarbejdere skal for at NOCA kan udbetale løn meddele oplysninger om bankkonto. Disse oplysninger vil sammen med alle øvrige data, NOCA måtte have på den pågældende medarbejder, blive slettet, så snart den ansatte ikke længere er ansat.

NOCAs hjemmeside er opdelt i to ”lag”. Det første lag er frit tilgængeligt, mens det andet lag er forbeholdt medlemmer. I det lag, som kun medlemmer har adgang til ved login, kan man som medlem de hvem, der har tilmeldt sig NOCAs aktiviteter. Er man i overvejelse om at tilmelde sig et NOCA møde, kan man således se hvem, der allerede er tilmeldt.

NOCA/PGH/16.5.2018